Alla fine della fiera...

La fiera è finita, andiamo in pace. Sì, ma solo se abbiamo lavorato bene, abbiamo preparato a dovere la partecipazione all’evento, siamo stati attenti a non commettere i sette errori capitali visti nell’articolo del 7 settembre. Ora, a fiera finita, ci attendono due settimane impegnative: raccogliere i dati e inserirli nel database dei clienti potenziali, indicando in quale fiera li abbiamo conosciuti, cosa vogliono (un preventivo, un sopralluogo, una visita di approfondimento ecc.) e quando vogliono essere visitati.

Nella prima settimana invieremo un’e-mail (meglio una lettera: dato che quasi più nessuno usa questo mezzo di comunicazione almeno ci distingueremo per originalità) in cui ringrazieremo per averci visitati e la promessa che li contatteremo a breve per telefono per definire un appuntamento, poi si passa ad un lavoro certosino con cartina e pennarello per definire la provenienza geografica, e nella seconda settimana iniziare il giro di telefonate.

Non solo, nella fiera si sono incontrate molte persone, alcune più interessate altre meno, qualcuno ha mosso obiezioni, qualcuno ha dato suggerimenti. Dunque s’impone una riunione fra tutti coloro che hanno partecipato all’evento a vario titolo: cosa non ha funzionato e perché, come fare meglio per il prossimo anno, quali modifiche fare nell’approccio con i visitatori, allo stand, quanti contratti sono stati chiusi, quanti sono in via di definizione, quanti clienti già acquisiti ci hanno visitato, cos’hanno detto di noi e del nostro stand, le scorte sono bastate? Sì? Con quale giacenza? No? Cos’abbiamo sottovalutato e perché?

Poi la “resa dei conti”: quanto ci è costato il tutto? Tiriamo le somme al centesimo per l’evento fiera includendo tutte le voci dalla pubblicità ai trasporti, dalla logistica al noleggio allo stoccaggio, dalle imposte alla tariffa della fiera, dai volantini e brochure ai costi degli eventuali standisti di appoggio, dai pasti ai biglietti omaggio se la fiera era a pagamento. Insomma tirare le somme e compiere, a fronte del volume dei costi, quattro tipi di valutazione: 

1. il rientro diretto dagli ordini in fiera, 
2. il rientro da quelli a breve termine (15 giorni), 
3. il rientro da quelli a medio termine (da 15 a trenta giorni), 
4. il rientro da quelli oltre il mese.

Infine creare una previsione (forecast nel gergo markettese) in base ai contatti di coloro che desiderano un incontro entro i sei mesi.

Dopo una fiera, diventa fondamentale lo strumento della newsletter mensile cui iscrivere i visitatori (che hanno dato consenso scritto) per tenerli informati sulle novità della nostra ditta, in questo modo si crea interesse verso la nostra partecipazione all’edizione del prossimo anno della stessa fiera e, se si cambia, portarsi dietro i visitatori alla nuova fiera.

La newsletter è una sorta di giornalino che, con costi minimi e un po’ di tempo, può rivelarsi uno strumento di grande efficacia, sovente è legata al sito e ha costi contenuti a patto di essere redatta con attenzione alle regole di comunicazione e del web marketing.

Un buon lavoro post fiera è decisivo per il successo di tutto l’evento, per questo va affrontato con estrema cura e attenzione, pensando già a quello dell'anno venturo.